アクションプラン

アクションプラン　Action Plan 【イラスト図解】

一般的には行動計画の事、方針管理では実施計画のこと。

目標を達成するために、達成までのプロセスを具体的なタスクに分け、いつ、誰が、何をするのか、という行動計画を立てることで、業務の把握と適切な管理を行うことができます。

良いアクションプランには目標達成に必要な全ての手順が盛り込まれています。

事業目標には中期的な目標を達成するために短期的な目標を設定する場合がありますが、アクションプランにも中期的なアクションプランと短期的なアクションプランがあります。

アクションプランと目標、計画の違い

良いアクションプランを作成する為には目標が具体的でなければなりません。

５W（いつ、どこで、誰が、何を、何故）＋１H（どのように）を明確にし、達成に向けたアクションプランを作成します。

たとえば「もっと痩せる」という目標よりも「今月中に〇㎏痩せるという目標の方が、具体的で明確です。

アクションプランのメリット

アクションプランを作成する利点は下記のとおりです。

①業務効率化につながる
②今やるべきことが明確になる
③現状を客観的に把握できるようになる
④進捗を管理しやすくなる
⑤モチベーションが維持できる

 

アクションプランの作り方

具体的なアクションプランの作り方は下記のとおり。

数値目標を立てる

明確なアクションプランを作成するために、具体的な数値を取り入れた目標を立てる必要があります。目標の到達度は、客観的に数字で確認できることが必要だからです。

例えば、単に「品質を向上させる」ではなく、「いつまでに工場の歩留まり率を95％にする」というように、具体的な基準を設定することが重要です。

 

具体的に何をするか（行動）をリストアップ

数値目標を立てたら、目標達成に必要な課題（タスク）をリストアップします。
その際、最終的な目標を複数の中間目標に分解し、KPIを設定することで、最終的な目標達成に向けて一つずつ順番にタスクを処理でき、最終目標達成までの心理的負担もやわらげることができます。

リストアップしたタスクの内容が目標と関連していて、設定したアクション一つひとつの積み重ねが目標達成につながることがカウントできるような行動単位として定義することが重要です。目標達成までの必要なアクションがどれくらいあるのかが分からなければ、適切に人的・物理的資源の手配が行えません。

誰がやるのかを決める

複数のメンバーで運営しているプロジェクトであれば、誰がどの課題を実行するのか、責任者は誰なのか、ということを決める必要があります。
その際、各メンバーのスキルや能力から、それぞれのカテゴリーの課題処理に適した人材配置を行うことが重要です。

その課題の業務が得意な人や慣れている人が実行した方が良い成果が期待できますが、合わせて「いつ実行できるか」ということを考慮も大切です。その業務に慣れているけれど、今抱えている課題の処理が終わってから取り掛かることになると、スケジュールに支障が出てしまう、という場合もあります。

 

優先順位を決める

目標達成までのスケジュールを組む上で、人や時間という限られたリソースを効率よく生かすために、課題の優先順位付けが重要になります。

課題間の相関があれば、例えばAという課題の結果がBという課題のアクションに影響してくる、ということもあり得ます。その場合は

Bより先にAを完了させていなければいけません。

課題を実行するのに適した人員や物理的資源が、いつ利用可能なのか、どのくらい時間がかかるものなのか、リストアップした課題を完了させるために必要な条件や時間は十分検討する。

期限を決める

リストアップしたタスクの必要条件や時間を元に、目標達成に向けた無理のないスケジュールを作成する、その際、最終目標の期限はもちろんですが、課題の優先順位も考慮し、一つひとつの課題の期限も決めることが重要です。

期限が設定されていて、必要なアクションが網羅されているアクションプランであれば、いつまでに何をしなければいけないのか、先を見据えた準備と行動を促すことができ、無駄な作業が軽減されて効率的に時間を使えます。

計画の進捗管理

アクションプランがあると、各タスクの対応者や業務内容、期限が明確になります。全体のスケジュールが共有されるとプロジェクト全体を俯瞰でき、現状把握しながら適切なスケジュール管理が可能になるのです。

また、進捗を容易に管理しやすくするためには『ガントチャート』が便利です、進行の遅れがあればすぐに一目で把握できます。遅延や問題が発生したときの原因究明にも役立ちます。

 

関連用語：ガントチャート

 

 

アクションプランの具体例

アクションプランを立てる際の流れはお分かりいただけたと思いますが、次に具体的なアクションプランの例を見ていきます。

会社のアクションプラン例

会社のアクションプランを例にしてみましょう。
会社は、明確な数値目標（KPI）が立てやすくアクションプランの管理に適しています。
目標設定を年間、半期、四半期など細かく設定し、短期・長期的にKPI目標を設定しアクションプランを立てるのが一般的です。

 

アクションプラン テンプレート

アクションプランのテンプレートを紹介します。

Excel（エクセル）　アクションプランシート　テンプレート

Excel（エクセル）で使える無料のアクションプランのテンプレートを紹介しています。アクションプランを簡単に作成したいという方は必見です。

パワポ　アクションプラン　テンプレート