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業務マニュアルの作り方、使い方、活用【図解】

業務マニュアルの作り方【図解】

業務マニュアル 見本事例

業務マニュアルの見本事例として事務、営業、飲食店、看護、医療関係について解説します。

事務  業務マニュアル 見本事例

総務、人事、経理部門等の業務および営業部門の契約事務等定型的な事務業務のマニュアルの作成のポイント、見本を説明します。

事務  業務マニュアルの特長

事務部門の業務には下記のような特徴があります。

①繰り返し発生:給与計算等毎月、発生する業務。

②様様なパターン:給与計算の場合、社員、契約社員による違い、途中入社に人の対応等色々なパターンがあります。

③事務処理システム利用:ほとんどの会社で事務処理はシステム化されています。

*よって事務の業務マニュアルを作成する場合は業務の色々なパターンが分かり易く記載されており、且つ事務システムの操作要領の完備されている必要はあります。

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事務マニュアル 業務手順のポイント

事務の業務手順書は業務手順と業務要領を解説する二つの区分に分けます。

まず、始めに業務手順を大きな単ブロックで分けて、全体の業務が把握できるようにします。

次に各ブロックの詳細な内容を記載します。

具体的の使用される事務処理システムの操作方法についても表示画面の意味、注意点を記載しておきます。

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事務マニュアル 業務手順 サンプル

事務処理マニュアルのテンプレートは下記からダウンロードできます。

事務マニュアル 業務手順 サンプルファイル

営業  業務マニュアル 見本事例

営業部門の業務のマニュアルの作成のポイント、見本を説明します。

営業 業務マニュアルの特長

営業の業務マニュアルは期間内の売り上げ目標、利益目標を達成することができるように作成します、したがって営業戦略に沿ったマニュアル作成に重点が置かれます。

①営業戦略にマッチしたマニュアル:営業対象となる商品、サービスについて営業戦略に適合した視点でのマニュアル作成をこころがけます。

②チームワークでの営業活動:連絡、相談、報告等が円滑にでき、チームワークでの営業で大きな成果が出させように営業マニュアルを作成します。

③営業の成功、失敗事例の共有化:営業の成功、失敗事例を共有化し、チームしての営業活動ができるようにします。

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営業 業務マニュアルのポイント

営業現場で使い易い業務マニュアルのポイントは参照しやすい分冊化と絞り込みです。

①営業 業務マニュアルの分冊化:

商品別、顧客別、エリア別に分冊します、さらに担当者、マネジャー別に分冊すれば参照しやすい業務マニュアルとなります。

②目次の構成:商談活動、フォロー活動といった典型的な営業プロセスを目次を構成してマニュアルを構成します、更に年、半期、月、週別といったタイム別の目次を構成すれば更に分かり易くなります。

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営業 業務マニュアルの分冊化

営業マニュアル 業務手順のポイント

営業活動は商品、顧客等市場動向に関する最新の情報が必要です、これらはマニュアルを補完する情報として都度、オンライン、オフラインの情報交換の中で情報を共有シテいくことが大切です。

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営業マニュアル 業務手順 サンプル

営業マニュアルのテンプレートは下記からダウンロードできます。

営業マニュアル 業務手順 サンプルファイル

飲食店  業務マニュアル 見本事例

初めて飲食店に勤務する社員は接客の仕方も理解していませんし、飲食店の経験がある社員でもお店に慣れるには時間がかかりますが、お店の業務フローが載っている接客マニュアルがあれば、社員教育にかかる時間が短縮されますし、マニュアルに沿った一貫した教育をすることが可能です。

飲食店のマニュアルには、下記のような種類があります。

①接客サービス業務

②調理工程、調理手順

③運営ルール、スタッフ役割分担、クレーム処理

具体的な接客サービス業務内容は下記のとおり。

1)お客様を席に案内するとき

2)オーダーを受けるとき

3)料理・ドリンクの提供

4)お会計、レジ対応

5)お見送り

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調理工程、調理手順の調理レシピマニュアルのテンプレートは下記からダウンロードできます。

エクセル版 調理レシピ マニュアル

ワード版  調理レシピ マニュアル

飲食店の接客サービス完全マニュアルBOOK

挨拶からクレーム処理まで、各場面の接客がよくわかる!

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看護、医療  業務マニュアル 見本事例

看護、医療業務でスタッフが各自、自分のやりたいようにサービスを行っていたとしたら、サービスの質にばらつきが出てしまいます、このような状況にならないために、サービスの質の維持と向上を図り、かつ効率的な業務をスタッフが行えるよう、業務の標準化が必要です。

看護、医療業務は、基本的に人が人に対してサービスを提供していく、いわゆる対人サービスの代表的な業種であり、人手を省いてサービスを低下させてしまうという方向ではなく、システム的、合理的に業務内容と作業手順を見直しして、サービスの効率を十分に向上させていかなければなりません。

病院、福祉事業所においては商品を販売するといった単純なサービスではありませんので、なおさら対応するスタッフによってばらつきを起こしやすくなり、一つひとつの業務の標準化が必要となります。

業務を標準化することによって、全てのスタッフが、効率よく、安心して業務を行うことができるようになります。新人教育においても、業務が標準化されていると、一定レベルにまで短い期間で引き上げることができます。この安心感の積み重ねが信頼感へとつながっていくのです。

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看護、医療の業務マニュアルのテンプレートは下記からダウンロードできます。

エクセル版 看護、医療の業務マニュアル テンプレート

ワード版  看護、医療の業務マニュアル テンプレート

ナースポケットマニュアル
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看護基準・手順書見直し作成事例集―質の高い看護を提供するために

単行本 – 2011/1
医療経営情報研究所 (編さん)

業務マニュアル作成ソフト 比較

ネットで検索するとマニュアル作成ソフトを活用すると、マニュアル作成の工数削減ができ、品質の高いマニュアルを作成することができようなのマニュアルサービスやツールサイトが色々あります。

確かにマニュアル作成ソフトは、高品質なマニュアルを短時間で作ることを目的に作られたソフトですが忘れてならないのは業務マニュアルはスタッフが日常するモノであり、日々、改善され更新されるという事です。

一番、不味いのはマニュアル作成ソフトで悪い業務がマニュアル化され標準化される事です。

マニュアル作成ソフトを使用すれば短時間に悪いマニュアルが作成され質の悪い業務が処理されてクレームが逆に増えてしますことです。

マニュアル作成ソフトを選ぶ際は自分たちが日々、業務内容を改善でき更新できるモノを選んで下さい。

数あるマニュアル作成サービスやツールの中から、5つを厳選してご紹介しています。

Teachme Biz  業務マニュアル作成ソフト

マニュアル作成はもちろん、共有や管理にまで役立つツールです。

マニュアル作成時間を80%削減 | 2,500社が導入。

特徴
マニュアルごとにユーザーの権限を決められる
パソコンはもちろん、スマホやタブレットからも利用できる
社内共有用だけではなく、外部公開用にも使用可能
料金
初期費用:¥200,000
月額費用:\50,000~¥300,000

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eachme Biz  業務マニュアル作成ソフト

動画 3分で分かる!マニュアル作成・共有プラットフォーム”Teachme Biz”

Teachme Bizは、文字ベースのマニュアルや動画マニュアルとは異なり、作業手順を明確に定義でき、且つ画像・動画・テキストでわかりやすいビジュアルSOPを作成・共有・管理することができるビジュアルSOPです。

Checkmate(チェックメイト)  マニュアル運用ツール

Checkmate(チェックメイト)は業務マニュアル、作業手順書、教育資料などの作成を効率的に行い、点検・確認を確実に実施するためのツール、スマホ対応アプリも無料でダウンロードできます。
マニュアルがない、もしくは「いっぱいありすぎて何を見たらいいのかわからない!」そんな課題を解決します。

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Checkmate -マニュアル・チェックシート運用ツール

Field Service Lightning  現場作業の管理ツール決定版

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業務可視化Note

「業務可視化Note」ではコンサルティング会社やツールベンダー各社が、これまでのノウハウや実績・事例などをもとに、業務改善、業務プロセスの可視化に関するポイント解説をしております。

モバイル&loTで現場デジタル化-WorkReportのご紹介

「WorkReport」は、製造。物流。工事などの現場おいて、作業予定と実績を手軽に確認・記録・報告でさるツールです。本製品は、これまで把握することが困難だった人作業の実態[いつ・どこで・だれが・なにを]を、スマートフォンとグラウトの組み合わせにより簡単にデジタル化し、生産性や収益力の向上を支援します。

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業務可視化Note   WorkReport

チェックリストシステム『アニー』

チェックリストシステム『アニー』はクラウド型のチェックリストシステムです。
ネット環境があれば、PCやスマートフォンでお使いいただけます。

文章の説明書ではなく、チェックリスト型であることで、作業手順やノウハウが見える化されます。
なにより、ヌケモレがなくなるので引き継時の品質も落としません。

マイクロメイツ  業務マニュアル

マイクロメイツがマニュアル作成に携わって20年以上。多彩な業種、大小さまざまな規模の実績を重ねてきました。そのなかで培ってきたマニュアルの「品質標準」は機能、使用性、保守性です。

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マイクロメイツ  業務マニュアル

はたらきかたマニュアル  業務マニュアル

はたらきかたマニュアルとは、はたらきかた調査・はたらきかた制作・はたらきかたエディター・はたらきかたクラウドの4つのサービスからなる、業務マニュアルの総合サービスです。

楽々マニュアル制作

はたらきかたエディターを使えば楽々編集、簡単マニュアル制作できます。直感的なUIとシンプルな機能だから作り方も迷いません。簡単にHTMLマニュアルが作成できます。

まとめ

業務マニュアル作成についてご紹介しました。業務マニュアルには多くのスタイルが存在します。当然、作成にかかる時間や労力も千差万別です。

又、現在ではタブレット、スマートホンを使用した業務マニュアルが増えてきています。動画、写真等が共有化で便利になり、マニュアル作成が簡単に作成できるようになりましたが忘れてならないのがベストなマニュアルは日々、改善して更新しなければならない事です。

一年前の業務マニュアルをそのまま、使用している事は一年間、何も改善していないという事で現在の月進月歩、技術、外部環境が変化している社会では生き残れないでしょう。

関連記事:作業手順書、作業標準書の作成【図解】

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パワーポイントで作成した業務マニュアルの作り方、使い方 資料のPDF版が無料でダウンロードできます、ご活用願います。

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