業務マニュアル

業務マニュアル　　 　work manual　【イラスト図解】

英語：　work manual　　　　　　　中国語：工作手册

マニュアルとは作業の手順や流れ、システムやツールの操作方法などを体系的に文書化したモノです。

会社、工場等のビジネスにおいては、さまざまな業務を円滑に遂行するために作成されています。 事務的な処理の流れや新人研修時の基本的な業務知識、作業フローや仕事を進める上での考え方など、さまざまな情報をまとめたものがマニュアルです。

マニュアルには作業マニュアルと業務マニュアルがあります。

 

業務マニュアルとは

業務マニュアルとは業務の標準手順を示したもので、業務を円滑に進め、標準化を図りながら商品やサービスの品質保持をするために必要です。 記載する主な項目は、業務の手順・業務方針・ノウハウ・判断基準などです。

業務とは一般的には「日常的に行われる仕事」ということです。つまり、電話対応や商品の販売、見積書の作成といった、日々継続して行っている仕事のそれぞれを、業務と呼ぶことができます。この他にも、顧客への連絡や会議の資料作成、配達、ゴミの運搬など、さまざまなものが業務にあたります。

関連記事：わかりやすい業務マニュアルの作り方、使い方【イラスト図解】

作業マニュアルとは

作業マニュアルは、作業の手順をはじめ、判断基準などの細かい情報をまとめた書類をいいます。

作業とは具体的で詳細なタスクや活動を指します。 作業は一般的には簡易的なものであり、具体的な成果物や目標に向けて実施されます。

作業と業務の違いは作業は「業務の細分化されたもの」です。

例えば小売店などであれば、販売業務の中にも商品の陳列や包装、説明や会計といったこまごまとした行為がありますが、こうしたものそれぞれを作業と呼ぶことができます。また、比較的難しい仕事を業務と呼び、誰でもできる簡単な仕事を作業と呼ぶなど、難易度で違いを表す場合もあります。

関連記事：作業手順書、作業標準書の作成【イラスト図解】

 

業務マニュアルと作業手順書の違いは

業務マニュアルは業務の流れや関連する情報を文書化したモノ、一方、手順書は業務内の特定の作業について手順を文書化したモノです。

作業手順書と業務マニュアルの違いは下記の通り

	作業手順書	業務マニュアル
目的	模範となる基準を示すこと	作業の全体像を把握させること
役割	手順を具体的に説明する	手順の他概要、背景、理由も説明する
記入内容	小さな規模の作業、工程や進め方	作業に関する全体のノウハウや作業方法
例	塗装手順書	塗装業務マニュアル

ただし、両者に一応違いはありませんが現実的には混用して使用されているのが実情です。

 

分かり易い　業務マニュアルの作り方、作成方法

業務マニュアルを作るためにはWho（だれが）When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）といったことを明確にしておく必要があります。これを5W1Hといいます。

 

業務マニュアルに必要な基本的な項目は下記のとおりです。

１）概念（方針、商品構成、システム構成、関連法令等）

２）処理手順（仕事のフロー図、処理の仕方、帳票、注意事項）

３）基準（品質基準、判断基準、関連規定等）

マニュアルを作成する事により、作業が標準化され、処理手順、処理に際しての決裁権限や取扱いルールなどが誰もが理解できる「見える化」を図る事ができ、初心者が担当しても同質な業務結果が得られます。

理想は”小学生でもわかる！業務マニュアル”です！

 

業務マニュアルの作成手順

具体的な業務マニュアルの作成手順を紹介します。概要を説明すると、以下の通りです。

手順 内容
手順1 業務マニュアルの範囲を決める
手順2 業務マニュアルの目次を考え、構成を考える
手順3 担当と時系列をもとに記載事項を並べる
手順4 業務マニュアルを仮運用する
手順5 業務マニュアルを改善する

業務マニュアル作成のポイント

①曖昧な表現は使用しない。

・早く、短くなどの不明瞭は表現ではなく、数値、Dataで記載する。

例：温度は±25℃以内、時間は10秒以内

②難しい用語は使用しない。

・初心者でも分かるように平易な表現で説明する。”小学生でもわかるマニュアル作成”を目指す。

③目で分かる工夫をする。

・視覚で一目でわかるようにイラスト、写真、動画を活用する。

業務マニュアルの評価

業務マニュアルは通常は管理部門の方が作成するので、実際に使用してみると『分かり難い』『探しにくい』等の問題が発生しやすいので実際に使用する方へのアンケート調査、評価が必要です、一方的に作成して、それで終わりではなく、実際に使用する方の意見を聞かなければなりません。

その時に良く使われる方法として全員へのアンケート調査、評価表です。

このアンケート調査、評価表を全員に配り、点数で作業マニュアルの評価をし、点数の低い項目については再度、内容を吟味して修正します。

又、アンケート調査、評価表を一目でわかるようにグラフしたものとして『レーダーチャート』も良く使用されます。

上記のような業務マニュアルの評価としてのアンケート調査表＆レーダチャートのサンプルが下記からダウンロードできます。

作業マニュアル　アンケート調査表　テンプレート

 

業務マニュアル 事例

実際に製造現場での業務マニュアルを作成する時はビデオを用いて現場の作業を撮影して、その後　会議室に関連メンバーが集まり、現行の作業内容を確認、分析し改善点があればそれを含めて仮の業務マニュアルを作成します。

次に仮の業務マニュアルを運用して問題点があれば改善し、さらに良いモノにしていきます。

 

 

 

業務マニュアル作成　　無料テンプレート

フォーマットが統一してあるとマニュアルの品質が安定し、書きやすく、読みやすさもアップするので、テンプレートを準備します。

業務マニュアルはExcel、PowerPoint、Word等で作成しますがそれぞれ利点が異なりますので必要とする作業マニュアルに適したソフトを選択してください。

 

業務マニュアル作成　エクセル　無料テンプレート

• 表やリストが多いマニュアルに向いています。
• 画像を使う場合、手軽にレイアウトを調整可能。

エクセルで業務マニュアルのテンプレート（フォーマット）を作成しました。

①横サイズ②縦サイズおよび③事例（電話受付マニュアル）です。

画像をクリックすると原紙がダウンロード可能です。

 

業務マニュアル作成　パワーポイント　無料テンプレート

• アニメーション効果の活用など、デザイン性が高い
• 文字や画像だけではなく、音声も活用できる

又、同様な機能のGoogle スライドは、無条件にWebに保存されるのでスマートンホン、タブレットを使用したWeb業務マニュアルを作成する時には役に立つ無料のソフトです。

セキュリティ対策が確実ならばGoogle スライドで業務マニュアルを作成すればどこでもマニュアルが見れ、共有化が図れる。

パワーポイントで業務マニュアルのテンプレート（フォーマット）を作成しました。

①横サイズおよび②事例（電話受付マニュアル）です。

画像をクリックすると原紙がダウンロード可能です。

 

業務マニュアル作成　ワード　無料テンプレート

• 文書作成に適しているので、テキスト中心のマニュアル向き
• アウトラインの活用で、文書の構造の確認・変更が簡単にできる

ワードで作業マニュアルのテンプレート（フォーマット）を作成しました。

①横サイズ②事例（電話受付マニュアル）と縦サイズテンプレートです。

画像をクリックすると原紙がダウンロード可能です。

 

業務マニュアル　作成　見本事例　　テンプレート

業務マニュアルの見本事例として事務関係について解説します。

 

事務　　業務マニュアル　作成　見本事例　テンプレート

総務、人事、経理部門等の業務および営業部門の契約事務等定型的な事務業務のマニュアルの作成のポイント、見本を説明します。

事務　　業務マニュアルの特長

事務部門の業務には下記のような特徴があります。

①繰り返し発生：給与計算等毎月、発生する業務。

②様様なパターン：給与計算の場合、社員、契約社員、途中入社による違い、色々なパターンがあります。

③事務処理システム利用：ほとんどの会社で事務処理はシステム化されています。

＊よって事務の業務マニュアルを作成する場合は業務の色々なパターンが分かり易く記載されており、且つ事務システムの操作要領の完備されている必要はあります。